Von den zahlreichen Informations- und Dokumentationsmaterialien, die durch die Erstellung oder beim Erwerb und im Laufe der Nutzung einer Immobilie anfallen, sollten diejenigen der folgenden Kategorien als wesentliche Inhalte in einer Gebäudedokumentation enthalten sein:

− Allgemeine Angaben zum Gebäude

(Gebäudeart, Standort, Baujahr, Geschosszahl, Gebäudevolumen, Anzahl der

Räume sowie Wohn- und Nutzflächen in m²)

− Eigentümerangaben

(Eigentümer, Grundbuchauszüge, amtlicher Lageplan)

− Rechtsstatus

(Baulasten, Wegerechte, Erbbaurecht, Sonderregelungen etc.)

− Planungsunterlagen (Bauvorlagen, Bestandsunterlagen, Pläne, Statik, Baubeschreibung,

technische Gebäudeausrüstung, technische Nachweise, öffentliche

Ver- und Entsorgung)

− Dokumentation des Genehmigungsverfahrens

(Genehmigungsfreistellung, (vereinfachtes) Genehmigungsverfahren, Korrespondenz

− Dokumentation der Bauphase (Bautagebuch)

− Energieeffizienznachweis

(Energiepass nach EU-Gebäuderichtlinie, Energiebedarfsausweis/

- verbrauchsausweis nach Energieeinsparverordnung EnEV)

− Nutzungskosten und Verbräuche

− Unterlagen über Wartungs-, Modernisierungs- oder Umbaumaßnahmen

− Instandhaltungsplan

(Termine u. Fristen für Wartungsarbeiten, Wartungsmodalitäten)

− Bilddokumentationen

− Vertragsdokumentation

(Architekten-, Bauverträge)

− Finanzierungsunterlagen

− Versicherungsunterlagen

− Gebäudekennwerte (auf Datenblättern)

Es empfiehlt sich, die Gliederung der Gebäudedokumentation systematisch und allgemeinverständlich

aufzubauen, so dass auch einblicknehmende Dritte, wie z.B. der betreuende

oder begutachtende Architekt und Fachplaner oder später auch eventuelle

Kaufinteressenten schnell und gezielt die relevanten Fakten herausziehen können.

Neben der systematischen Gliederung ist auf die Vollständigkeit der Unterlagen in den

einzelnen Kategorien zu achten; fehlende sollten beigebracht oder erstellt und veraltete

aktualisiert oder ergänzt werden. Die Erstellung und Aktualisierung von Bestandsunterlagen

wird u. a. durch den Architekten und/ oder durch die jeweiligen Fachplaner ausgeführt.